Kelimenin doğru yazılışı ‘standard’ mıdır yoksa ‘standart’ mıdır? İlk iş TDK’ya baktığımızda ‘standard’ diye bir kelime yok zaten, fakat TSE(Türk Standardları Enstitüsü)’nin standardlarına baktığınızda ‘standard’ olarak yazıldığını göreceksiniz. Sanıyorum genelde bu dokümanlar uluslararası standardlar geliştiren IEC’den direkt türkçeye çevrildiği için başlık bu şekilde kalıyor. Peki ya direkt çevrilmeyen bölümler? Onlar da standart olarak kalıyor olmalı ki TSE’nin sitesinde aşağıdaki gibi bir bölüm var. Ben standard demeye devam edeceğim, doğrusunu aktaran olursa ve düzeltirse değiştiririm:)
Ekip olarak uzun zamandır TS EN ISO/IEC 17020 standardı kapsamında akredite olabilmek için yoğun çaba sarfediyoruz. Bu süreci başarılı bir şekilde atlatmak için çok zaman harcadık fakat geriye dönüp baktığımda daha şimdiden bu eforun bize ne kadar zaman kazandırdığını farkediyorum ve şaşkına dönüyorum.
Her zaman bir tık farklı bakış açısını işlerimize ve çıktılarımıza yansıtmak kurum kültürümüz diyebilirim. Kendimizi yeni nesil mühendislik ekibi olarak adlandırır ve katkılarımızın diğer ekiplerden farklı olması gerektiğini düşünürüz. Bu yapıya haliyle ‘standard’ terimi çok uzak gelirdi, ta ki ‘standard’ın gerçek anlamını öğrenene kadar. Sıradanlaşmakla karıştırmamak lazım. Standard aslında asgari sağlanacak koşulları ve yöntemleri belirliyor. ‘Her gün refleks haline gelen aktivitelerimi neden sayfalarca yaza yaza zamanımı boşa harcayayım?’ diyorsanız eğer bize henüz 2 ayda neler kattığından bahsedeyim.
1 – Şirket hafızası oluşturmaya başladık.
İlk kurulan şirket, tamamen kişilere(kuruculara) bağımlı şekilde ilerliyor. Bu kişiler öğreniyor, gelişiyor ve şirketi geliştiriyor. Bunu yaparken de sadece kendi hafızaları oluşuyor. Toplantıya gitmek, teklif hazırlamak, muhasebeyi takip etmek, pazarlamaya odaklanmak, satmaya çalışmak, işi bizzat gerçekleştirmek, müşteri geribildirimlerini almak, bu geribildirimlere göre kapsamı geliştirmek ve hatta ofisi temizlemek, çayı koymak diye uzar gider eylemler silsilesi. Ta ki yetemeyeceğinizi idrak edene kadar. Bir süre sonra ekip büyümeye başlar, fakat yeni ekip arkadaşı ile şirketin arasındaki tek köprü sizdeki bilgi birikimi olur. Tam da bu aşamada ciddi bir efor sarfedersiniz ve hafızanızdakileri aktarmaya başlarsınız. Anlatır, kendinizi tekrarlarsınız ve öğrenilenler pekişir. Tıpkı sınava hazırlanırken ikinci tekrarı yapmak gibi. Peki ya daha da büyürseniz ve artık tekrar yapmak size zaman kaybı olarak geri dönerse? Neticede yapılacak çok iş var değil mi? Biz bu bilmeceyi şirket hafızası oluşturarak çözdük. Akla gelen gelmeyen her konu için prosedürler oluşturduk ve şirketin know-how’ına bunları kattık. Artık şirketimizin kişilerden bağımsız ve gelişmiş bir hafızası var. Her yeni gelen ekip arkadaşımız kolaylıkla bu hafızadan faydalanabiliyor ve onları gözünde canlandırarak geliştirebiliyor. Bu sayede tecrübeli kişiler de zamanını aşırı tekrarla değil bir sonraki konuya geçerek değerlendiriyor.
2 – ‘Sorun değil, sen işine bak. Ben kaldığın yerden devam ederim.’
Bunu duymak o kadar büyük bir lüks ki… Eğer yöntemleriniz talimatlarla kaydedilmişse duymak çok kolay. Kastettiğim kaytarmak değil, güçlendiğini hissetmek(Bunu diyecek ekibe sahip olmak ayrı bir konu, ekip her şeydir.) Bitirdiğiniz her iş aslında bir basamak, yolculuğu keyifli hale getiren ve ilerlemenize katkı sağlayan basamak. 400 metre koşu yarışını düşünün. Dünya rekoru 43.03 saniye. 4×100 metrede ise dünya rekoru 36.84 saniye. Ekip olarak 6,19 saniye, kişi olarak ise yaklaşık 33.82 saniye kazandınız. Bu zamanı sadece sizin yapabileceğiniz işlere aktarabilirsiniz, daha ne olsun:)
3 – Verilere göre hareket etmeye başladık.
Veri saklamayan ve onları kullanmayanların aklından şüphe edilen bir dönemdeyiz. İçgüdü hala en değerli duygudur fakat veriler artık o kadar gelişti ki yanılmaları bir hayli zor. İçgüdüler kırılgandır ve değişkendir. Neticede robot değiliz ve sınırsız gelişiyoruz. Hele bir de karar heyeti sınırlı sayıda kişiden oluşuyorsa kişisel değişimlerin/gelişimlerin karara etkisi daha çok olmaktadır. Bu ise her zaman iyi bir şey değildir, karamsar dönemlerinizde sizi ve dolayısıyla ekibinizi çukura sürükleyebilir. Bunun önüne geçebilmek için kalite kayıt sistemimizi oluşturduk. Günden güne artan veriler sayesinde her geçen gün gerçeğe daha yakın otomatik kararlar verebiliyoruz. Hatta bu süreci dinamik şekilde uygulamamız güncelliğini korumamızı sağlıyor.
4 – Artık aynı konularda ‘tekrar senaryolar’ oluşturmuyoruz.
Haziran 2017’de attığım şirket ve kapsalarımızı tanıttığımız dokümanlara bakıyorum. Herkese aynı kapsamı farklı ruh halleriyle anlatmışım. 3. maddede bahsettiğim değişken duygusal ruh halim iletişimime yansımış. Kabul ediyorum çok amatörce, ama öğretici:) Email’inizde bulunan ‘arama(search)’ kısmında harcanan zamana hiç değinmiyorum. Nasıl yazmışız, ne fiyat vermişiz, kiminle ve ne zaman iletişime geçmişiz gibi uzayan outlook cambazlığı. O kadar çok zaman kaybıymış ki… Artık standardlarımız, kapsamlarımız, tanıtım sunumlarımız gibi tüm şirket kalite dokümanlarımız kayıtlı ve hazır. Kayıt yönetim prosedürü sayesinde artık neyi nerede bulacağımızı çok iyi biliyoruz. Tıpkı üstel büyüme gibi. Kendileri en sevdiğim büyüme şekli. İlk zamanlar ızdıraplı ve yavaş büyüme ile geçer fakat bir süre sonra beklemediğiniz şekilde meyvelerini yemeye başlarsınız ızdırapla attığınız tohumların.
Sistematik büyümek, tıpkı bir bebek gibi.
25.03.2021
Bir yanıt yazın